Jakie wydarzenia powinny odbywać się w lokalu i czym kierować się, aby wybrać najlepsze miejsce? Kiedy warto zdecydować się na oryginalną formę eventu? Wybór atrakcyjnego i wygodnego miejsca, w którym zorganizujemy imprezę firmową, szkolenie lub ważne spotkanie biznesowe wymaga wzięcia pod uwagę kilku istotnych czynników.
Zróżnicowane rodzaje eventów
Pod określeniem event mogą kryć się różnego rodzaju wydarzenia: szkolenia, konferencje, imprezy integracyjne czy promocje konkretnych usług lub produktów. Jednym z najważniejszych punktów organizacji eventu jest obranie dla niego określonej konwencji i dopasowanie do niej elementów takich jak miejsce wydarzenia i jego lokalizacja, czyli przestrzeń eventowa. Warto wiedzieć, że nie tylko restauracje, hotele i sale konferencyjne mogą pełnić tę funkcję. Coraz większą popularnością cieszy się organizowanie eventów w przestrzeni publicznej.
Organizacja eventów w hotelu, restauracji lub sali konferencyjnej
Po pierwsze, powinniśmy wziąć pod uwagę lokalizację placówki. W przypadku spotkań o charakterze integracyjnym najlepiej sprawdzają się placówki usytuowane poza centrum miasta. Przyjazna i relaksująca przestrzeń eventowa pozwoli pracownikom na oderwanie się od korporacyjnej atmosfery i będzie sprzyjała integracji. Organizując spotkanie biznesowe dużej wagi możemy zdecydować się na wybór hotelu lub restauracji znajdujących się w samym sercu miasta. W obu przypadkach należy zadbać o komfort uczestników wydarzenia, dlatego miejsce organizacji eventu powinno być wyposażone w odpowiednio przestronny parking.Powodzenie organizowanego przez nas wydarzenia w dużej mierze zależy od jego sprawnego przebiegu. Jeśli planujemy prezentację multimedialną w czasie szkolenia lub rozpisywanie ważnych danych na tablicy demonstracyjnej, powinniśmy sprawdzić, czy sala wyposażona jest w rzutnik i flipchart. Zaplecze techniczne jest bardzo ważne. Braki w tym zakresie nie powinny mieć miejsca. Zapewnienie uczestnikom eventu smacznego i urozmaiconego menu to także kluczowy punkt organizacyjny. Jeśli jedzenie nie będzie przygotowywane na miejscu, zadbajmy o to, aby dotarło na czas i było podane w estetyczny sposób.
Eventy w przestrzeni publicznej
Ogólnodostępne tereny miejskie czy obszary leśne wydają się być doskonałym miejscem na organizację imprez o charakterze promującym konkretne marki, firmy, produkty i usługi. To oczywiście prawda, warto jednak zdawać sobie sprawę z faktu, że pod względem organizacyjnym nie jest to łatwa przestrzeń eventowa. Zastanawiając się nad eventem w przestrzeni publicznej, musimy wziąć pod uwagę koszty i procedury administracyjne, jakie mogą okazać się niezbędne, aby wydarzenie mogło się odbyć. Precyzyjne określenie formy i celu eventu oraz liczby jego uczestników jest konieczne, aby sprawdzić, czy ma on rację bytu na otwartym terenie. Niemniej jednak zalety takiego rozwiązania mogą przewyższać ewentualne trudności organizacyjne, zwłaszcza, gdy zależy nam na tym, aby w evencie wzięli udział także przypadkowi przechodnie.