Z początkiem 2019 roku weszły w życie przepisy ułatwiające życie pracodawcom. Czas obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej w firmach został skrócony do 10 lat. Dodatkowo gromadzenie papierowych dokumentów można zastąpić archiwum elektronicznym. Jak skorzystać z nowych możliwości?
Według nowych zasad, wprowadzonych od 1 stycznia 2019 roku, dokumenty pracowników zatrudnionych po tej dacie pracodawcy będą zobowiązani przechowywać przez 10 lat.
Teczki osób, które podpisały umowę wcześniej, muszą być nadal zachowywane przez 50 lat. Czas ten można skrócić do 10 lat, składając w ZUS tak zwany raport informacyjny. Takie rozwiązanie dostępne jest jednak tylko dla przedsiębiorców, którzy na rynku pojawili się po 1998 roku.
Aktualnie firma może ponadto postawić na archiwizację elektroniczną w postaci e-teczki. Wystarczy zadeklarować, czy dokumentacja będzie prowadzona „na papierze”, czy w wersji cyfrowej. Oczywiście korzystniej jest wybrać e-teczki.
Od czego zacząć przenoszenie archiwum do sieci?
Dla firm działających od wielu lat i zatrudniających dużą liczbę pracowników przeniesienie dokumentacji do przestrzeni cyfrowej może stanowić problem. By usprawnić całą procedurę i nie tracić niepotrzebnie czasu na wybór odpowiedniego systemu informatycznego, to zadanie warto powierzyć partnerowi enova, który nie tylko wdroży system zarządzania firmą, ale też przeszkoli z metod archiwizacji dokumentacji pracowniczej do postaci cyfrowej również przy wykorzystaniu oprogramowania OCR..
Przejście na oprogramowanie enova Kadry i Płace przyspieszy pracę działów HR, które dzięki temu na prowadzenie dokumentacji pracowniczej będą musiały poświęcić mniej czasu.
Najważniejsza korzyść z przejścia na e-teczki to zmniejszenie kosztów, związanych z przechowywaniem archiwum. Niektóre szacunki mówią nawet o oszczędnościach rzędu 200 tys. złotych rocznie. Trzeba też zwrócić uwagę na wzrost bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów. I to zarówno pod kątem ich zagubienia (co wiąże się z karami ze strony ZUS), jak i wyciekiem (co jest szczególnie istotne w dobie obowiązywania RODO).
Elektroniczne teczki pracownicze to też korzyści dla samych pracowników, bo dzięki nim dostęp do danych będzie szybki i bezproblemowy. Systemy takie jak enova365 Kadry i Płace umożliwiają nawet pobranie kopii dokumentów z poziomu aplikacji na smartfona lub przez przeglądarkę.
Warto pamiętać, że e-teczki obecnie są dobrowolne, ale kto wie, czy za kilka lat nie staną się obowiązkowe. Im szybciej przedsiębiorcy podejmą więc działania związane z cyfryzacją akt pracowniczych, tym łatwiej będzie im zapanować na kolejnymi zmianami.
