Dzisiaj mija ostatni styczniowy termin, w którym przedsiębiorcy przesyłają dokumenty rozliczeniowe do ZUS. Zaleca się, aby po przekazaniu dokumentów zaktualizować na komputerach program „Płatnik” do najnowszej wersji. To ważne, bo w tworzeniu następnego rozliczenia będzie już niezbędny. Trzeba zrobić to pilnie, jeżeli w najbliższych dniach zamierzamy wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń.
Jest już dostępna nowa wersja programu Płatnik. Uwzględnia dodatkowy zakres danych, który przedsiębiorcy będą przekazywać ZUS. Ma to związek ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat.
Program Płatnik służy przedsiębiorcom do przygotowywania i przekazywania dokumentów do ZUS. Rozliczenie składek za styczeń 2019 r. (w lutym) trzeba przygotować już w nowej wersji programu. Jeśli pracownik w styczniu tego roku osiągnął bądź osiągnie przychody za poprzednie lata (np. „trzynastkę”) poza raportem ZUS RCA powinno się przekazać do Zakładu także nowy dokument ZUS RPA. Tak będzie przy rozliczaniu składek za każdy miesiąc, w którym nastąpi wypłata za ubiegłe lata.
15 stycznia minął ostatni termin przekazania dokumentów rozliczeniowych za grudzień. Przedsiębiorcy mogli zrobić to jeszcze z wykorzystaniem „starej” wersji Płatnika. Ci, którzy pobrali nową wersję programu, składki za grudzień rozliczyli już w zaktualizowanym formularzu ZUS DRA. Przy przekazywaniu danych za ubezpieczonych w rozliczeniu za grudzień 2018 r. nie używano jeszcze dokumentu ZUS RPA.
ZUS zaleca, aby nową wersję programu pobrać właśnie po przesłaniu dokumentów rozliczeniowych za grudzień. Najlepiej nie zwlekać z tym zbyt długo. Szybka instalacja nowej wersji może okazać się jednak niezbędna. Będzie tak wtedy, gdy zamierzamy wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń. Należy pamiętać, że z pierwszym dniem nowego roku zmienił się dokument ZUS ZWUA. Oznacza to, że przy wyrejestrowywaniu pracowników konieczne będzie uzupełnienie kodu przyczyny wyrejestrowania oraz podanie podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy, a ten zakres danych przyjmie wyłącznie nowa wersja programu. Poza programem Płatnik przedsiębiorcy mogą używać również Platformy Usług Elektronicznych ZUS (www.pue.zus.pl). Zakładka e-Płatnik na PUE jest na bieżąco dostosowywana do zmian w prawie. Nie wymaga instalacji.
Rozszerzenie zakresu danych przekazywanych do ZUS wynika ze zmian przepisów. Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt pracowniczych dla wszystkich nowozatrudnionych osób będzie wynosił 10 lat od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy zlecenia.
Więcej informacji na temat „nowego” Płatnika oraz skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych jest dostępnych na stronie www.zus.pl oraz w każdej placówce Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
